Các mẹo thiết kế chữ ký trong email thu hút nhất

Người ta nói rằng ấn tượng đầu tiên rất quan trọng, nhưng ấn tượng cuối cùng thì sao? Ở bài viết này, Woay sẽ cùng bạn điểm qua những thiết kế chữ ký trong email thu hút nhất, từ đó tìm ra nguồn cảm hứng cho thiết kế của cá nhân.

Một thiết kế chữ ký cho email tốt phải đơn giản, đầy đủ thông tin, chuyên nghiệp và nội dung thông tin phải được bố trí mạch lạc, thân thiện với người xem. Tuy nhiên, điều này không đồng nghĩa với việc buồn tẻ, nhàm chán. Có rất nhiều cách để tối ưu những thiết kế chữ ký trong email, để không chỉ mang lại sự thú vị, mạch lạc cho người đọc mà còn giúp tạo ấn tượng tốt. Và dưới đây là 10 mẹo doanh nghiệp không nên bỏ qua.

10 mẹo thiết kế chữ ký email chuyên nghiệp.

Đừng quá tham thông tin

Một lỗi thông thường mà doanh nghiệp hay mắc phải đó là việc hiển thị quá nhiều thông tin vào trong chữ ký email. Điều này sẽ khiến cho thiết kế trở nên cồng kềnh, rối mắt và không thân thiện với người xem. Và tất nhiên, khách hàng sẽ không muốn nhìn vào một tổ hợp thông tin rối rắm như thế, chứ đừng nói là đọc các chi tiết đính kèm.

Thay vào đó hãy cố gắng giữ cho chữ ký của bạn được chính xác và phù hợp với doanh nghiệp. Nếu kinh doanh thông qua điện thoại không phải là định hướng doanh nghiệp, cân nhắc bỏ phần này đi thì sao? Bạn rất tích cực hoạt động trên Linkedin và Facebook? Đính kèm những thông tin tài toàn này nhé!

Hãy xem ví dụ về chữ ký email đơn giản từ Murdock. Bằng cách chỉ hiển thị những thông tin quan trọng nhất cho thương hiệu - logo, tên tác giả email, chức danh công việc, số điện thoại và tên người dùng Skype - thiết kế này không chỉ ngắn gọn, đơn giản mà còn rất dễ nhận diện.

Tiết chế trong việc chọn lựa màu sắc từ các bảng màu.

Một nguyên tắc chung khi nói đến việc sử dụng màu sắc đó là “less is more” (Tạm dịch: Tối giản là tốt hơn). Canva cung cấp cho bạn các bảng màu với nhiều sắc độ khác nhau. Vì vậy, hãy cố gắng chỉ dùng bên trong 2-3 bảng màu này, thay vì cố gắng nhồi nhét thêm nhiều màu sắc khác nữa.

Khi dùng quá nhiều màu sắc mà thiếu kỹ thuật phối màu, thiết kế sẽ tạo cảm giác khó chịu cho người xem. Đôi khi nó cũng gây phân tâm khỏi những thông tin quan trọng nữa. Vì vậy hãy hạn chế bảng màu của bạn và chú ý về những màu sắc khi sử dụng. Điều này sẽ giữ cho thiết kế hiệu quả và đẹp mắt nhất.

Một mẹo để chọn bảng màu của bạn là trích xuất màu sắc từ bất kỳ yếu tố thiết kế nào có trong chữ ký email. Ví dụ như logo thương hiệu chẳng hạn.

Hãy xem ví dụ dưới đây. Thiết kế sử dụng màu xanh đặc trưng từ nhãn hiệu để làm nổi bật các yếu tố khác trong chữ ký. Kỹ thuật này không chỉ giúp tiết chế bảng màu sử dụng, mà còn tạo ra một thiết kế nổi bật. Đồng thời củng cố cho người xem mối tương quan giữa màu xanh lá cây này và doanh nghiệp.

Vậy sẽ ra sao nếu logo thương hiệu có màu đen đơn sắc, không có màu nào khác đặc trưng nổi bật để sử dụng? Đây chính là cơ hội tuyệt vời cho các designer. Hãy tùy nghi sáng tạo, lựa chọn một màu bổ sung cho thương hiệu và thử dùng nó, giống như ví dụ dưới đây.

Việc sử dụng một dải màu xanh neon giúp làm nổi bật trang web và các liên kết mạng xã hội, tạo sự bắt mắt và tâm lý dễ nhấp vào hơn. Thêm vào đó, lựa chọn màu neon vào một thiết kế đơn sắc cũng đồng thời tạo cá tính nổi bật hơn.

Tối giản hóa trong việc lựa chọn bảng phông chữ.

Bên cạnh bảng màu, bảng phông chữ sử dụng trong thiết kế cũng nên được tối giản. Cũng giống như màu sắc, sử dụng quá nhiều phông chữ có thể gây khó khăn và mất tập trung khi đọc.

Một lý do phổ biến cho việc sử dụng quá nhiều phông chữ khác nhau đó là nhu cần cần làm nổi bật các tiêu đề và phần thông tin nhất định. Một giải pháp cho việc này là kiểu chữ linh hoạt hơn.

Hãy tìm một phông chữ đơn giản với các tùy chọn kiểu chữ và khối lượng. Bạn chỉ cần kết hợp kích thước, khối lượng hoặc màu sắc của bạn khi cần, thay vì sử dụng hoàn toàn một phông chữ mới. Việc tìm kiếm những phông chữ tiện lợi như thế này không hề khó. Bạn có thể tìm thấy rất nhiều kiểu chữ linh hoạt tại Canva, ví dụ như phông Raleway dưới đây.

Khi đã tìm thấy kiểu chữ thích hợp, hãy sử dụng các màu nổi bật, khối lượng và kích thước khác nhau. Từ đó, bạn có thể tạo ra vô số hiệu ứng kiểu chữ khác nhau, nhưng vẫn duy trì thiết kế đơn giản, gọn gàng. Bạn cũng có thể xem công cụ kết hợp phông chữ của Canva để tham khảo.

Bạn có thể tham khảo thiết kế của Themesforce dưới đây và lưu ý cách bố trí màu sắc cho các yếu tố, sử dụng kết hợp chữ viết hoa và chữ thường, đồng thời điều chỉnh khối lượng phông chữ để tạo ra một thiết kế nổi bật.

Tất nhiên, không có quy tắc nào cho việc nên hay không nên sử dụng nhiều hơn một font chữ. Nếu muốn tích hợp thêm font chữ khác vào thiết kế, hãy cố gắng tiết chế lại, chỉ thêm một là đủ để giữ cho tổng thể được gọn gàng và gắn kết.

Ví dụ, hãy xem thiết kế đặc trưng của Sombras Blancas Design. Thiết kế chữ ký này chỉ sử dụng hai kiểu chữ là Serif và Sans serif để tạo cho thiết kế sự tinh tế, nhưng vẫn giữ được sự gọn gàng và dễ đọc.

Tóm lại, không cần loại bỏ việc sử dụng nhiều kiểu chữ, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn có mục đích và có chủ đích về các kiểu chữ sử dụng.

Sử dụng hệ thống phân cấp để định hướng trọng tâm người nhìn.

Sở hữu hệ thống phân cấp cụ thể chính là yếu tố quan trọng cho mọi thiết kế, đặc biệt là với thiết kế chữ ký email - nơi tích hợp những thông tin quan trọng của doanh nghiệp. Hãy sử dụng tỷ lệ, màu sắc và khối lượng phông chữ để nhấn mạnh cho người nhận rằng họ nên chú ý các yếu tố nào trước tiên. Có thể đó là tên cá nhân hoặc tên doanh nghiệp. Hãy đảm bảo rằng luôn đặt yếu tố này ở vị trí phân cấp hàng đầu.

Một ví dụ cho việc phân cấp bố cục một cách hiệu quả đó là thiết kế từ Themesforce. Đầu tiên là nhấn mạnh vào tên cá nhân thông qua kích thước, màu sắc và khối lượng. Sau đó, các phần còn lại đã được tô đậm và tô màu để hiển thị tầm quan trọng và giúp bắt mắt người đọc qua thiết kế một cách hợp lý.

Khi quyết định bố trí phần nào nổi bật, hay suy nghĩ đơn giản. Đừng cố gắng tạo sự nổi bật cho mọi yếu tố trong chữ ký. Nếu làm vậy, tổng thể sẽ cực kỳ rối rắm và hoàn toàn không đáp ứng được mục đích làm nổi bật yếu tố đề ra. Vì vậy, hãy chọn chiến lược của bạn một cách khôn ngoan. Quyết định phần nào của chữ ký bạn muốn được chú ý đầu tiên và đẩy phần đó lên đầu chuỗi ưu tiên.

Giữ cho các yếu tố hình ảnh của bạn đơn giản.

Tiếp tục với chủ đề 'càng đơn giản càng đẹp'. Khi nói đến việc đặt các yếu tố hình ảnh trong chữ ký email của bạn, hãy cố gắng giới hạn từ một đến hai yếu tố để tránh cho bố cục bị lộn xộn. Việc cố nhồi nhét nhiều hình ảnh riêng biệt vào một chữ ký email có thể khiến thiết kế trở nên phức tạp hơn.

Một yếu tố hình ảnh phổ biến thường được đưa vào thiết kế chữ ký trong email là logo thương hiệu của bạn. Đây là một cách tuyệt vời để mọi người nhanh chóng xác định email này đến từ ai và nó tạo ra với độ nhận diện thương hiệu mạnh mẽ hơn.

Một yếu tố hình ảnh phổ biến khác cũng thường được sử dụng là ảnh chụp trực tiếp của tác giả email. Đính kèm tên bên dưới ảnh đại diện là một phương thức hữu hiệu để tăng quan hệ cá nhân và tạo cảm giác đáng tin cậy. Tuy nhiên, hình ảnh sử dụng phải đủ sáng, được chụp tốt và chuyên nghiệp.

Chữ ký email của Chanelle Villena được đánh giá là đẹp vì hội tụ đủ cả hai yếu tố trên: sử dụng cả ảnh chụp cá nhân và logo thương hiệu trong chữ ký. Tuy nhiên, hãy chắc chắn rằng các yếu tố hình ảnh này đã được đặt trong một bố cục đơn giản, tối thiểu.

Sử dụng các biểu tượng mạng xã hội để tăng lượng truy cập

Nếu doanh nghiệp đang quản lý tốt các trạng MXH, tại sao lại không quảng bá chúng thông qua chữ ký email đúng không? Việc làm này không chỉ thúc đẩy lượng truy cập vào nội dung trực tuyến, mà còn giúp người nhận email tìm thấy những cách mới để liên lạc và theo dõi bạn.

Bên cạnh đó, hãy sử dụng các nhãn dán thay vì các liên kết hoặc URL. Tại sao lại như vậy? Theo Neomam Studios, trí óc con người chỉ mất 150ms để xử lý một hình ảnh và 100ms để gắn ý nghĩa cho nó. Quả là nhanh phải không. Thêm vào đó, các nhãn dán tiết kiệm rất nhiều không gian và tổng thể cũng sẽ đẹp mắt hơn.

Dưới đây là một ví dụ cho việc sử dụng các nhãn dán MXH trong thiết kế chữ ký để giúp kết nối người đọc với các hồ sơ khác nhau. Để cho mọi yếu tố thiết kế có sự liên kết, chọn hoặc tạo các biểu tượng MXH tương đồng với các yếu tố khác trong thiết kế. Tương tự như cách các biểu tượng này có hình tròn và nét viền đơn.

Bên cạnh việc sử dụng những màu sắc bắt mắt cho các biểu tượng MXH, doanh nghiệp cũng có thể tối giản các màu sắc nếu yếu tố đang được hiển thị trên nền màu nổi bật. Email Signature Rescue là một ví dụ. Thiết kế sử dụng các nhãn dán màu đen đơn sắc để cân bằng với biểu tượng logo phía trên cùng tông màu vàng nổi bật.

Căn chỉnh thiết kế của bạn

Sự khác biệt giữa một chữ ký gọn gàng, có tổ chức, hiệu quả và một chữ ký sơ sài được ghép lại chính là ở tính liên kết.

Chỉ cần căn chỉnh hình ảnh, kiểu chữ và các nhãn dán một cách hợp lý và tối giản là đã có thể mang lại sự hài hòa cho thiết kế ngay lập tức.

Ví dụ, hãy xem chữ ký email của Matt Coneybeare. Thiết kế này căn chỉnh phần thông tin dàn đều, cân bằng với chiều cao của logo, tạo ra tổng thể thiết kế gọn gàng, nhỏ gọn và đẹp mắt.

Dành thời gian căn chỉnh chữ ký của bạn trên trang cũng rất quan trọng. Phần lớn các chữ ký email được căn trái vì căn trái thường dễ cho mắt điều hướng và đọc, giống như ví dụ này của Email Signature Rescue.

Tận dụng không gian bằng những thanh phân cách

Khi có nhiều nội dung mà diện tích lại không dư giả, thì không gian thường là một thứ đáng giá. Vì vậy, bằng cách sử dụng thanh phân cách, bạn có thể đưa nhiều thông tin vào một khu vực nhỏ gọn mà không làm cho bố cục bị rối mắt.

Doanh nghiệp có thể tham khảo ví dụ của Graphic River. Bằng cách sử dụng các thanh phân chia đồ họa màu xanh lam đơn giản, mỗi phân đoạn thông tin và nội dung được bố trí theo cách gọn gàng, đơn giản và dễ hiểu hơn.

Còn có cách khác để phân chia nội dung là sử dụng bộ chia glyph. Glyph thường được sử dụng phổ biến nhất là dưới hình thức thanh dọc. Hãy tham khảo ví dụ dưới đây.

Bằng cách sử dụng bộ glyph để phân chia các phần thông tin riêng biệt trên cùng một dòng, thiết kế đã tiết kiệm nhiều không gian và tăng sự thân thiện cho người xem. Hơn nữa, đây là cách dễ dàng để giảm lượng hình ảnh trong chữ ký.

Thiết kế giao diện chữ ký thân thiện với thiết bị di động

Theo thống kê, số lượng người mở email thông qua thiết bị di động ngày càng tăng lên. Trên thực tế, như Campaign Monitor đã nghiên cứu, 41% người mở email của họ trên thiết bị di động thay vì trên máy tính. Vì thế, một thiết kế thân thiện với người dùng trên di động là điều cần thiết.

Có rất nhiều khía cạnh để cân nhắc khi thiết kế chữ ký email sao cho thân thiện với thiết bị di động. Điều đầu tiên bạn cần lưu ý đó là quy mô. Thiết bị di động nhỏ hơn đáng kể so với máy tính bàn, vì vậy hãy chắc chắn rằng chữ và hình ảnh của bạn đều dễ đọc khi thu nhỏ màn hình.

Chữ ký từ Instant Entity là một ví dụ về hình ảnh không cân đối tỷ lệ tốt. Chữ xung quanh logo rất nhỏ. Khi email được đọc thông qua di động, những ký tự này có thể sẽ không hiển thị rõ ràng. Đây không phải là một vấn đề lớn, nhưng chắc chắn cần phải để ý.

Nếu gặp phải vấn đề này với doanh nghiệp của mình, hãy xem xét thay thế logo của bạn bằng một phiên bản đơn giản hơn hoặc chữ ký có thể mở rộng hơn.

Một yếu tố khác cần xem xét khi tối ưu việc hiển thị trên thiết bị di động đó là việc thiết kế 'có thể sử dụng được'. Doanh nghiệp phải đảm bảo các liên kết không quá nhỏ hoặc quá gần nhau. Điều này giúp việc thao tác của người nhận được dễ dàng hơn. Đơn giản, bạn sẽ không muốn khách hàng nhấn biểu tượng Twitter, nhưng lại kích hoạt biểu tượng kế bên và được đưa đến trang Facebook chỉ vì hai biểu tượng quá sát nhau đúng không.

Hãy tham khảo thiết kế chữ ký của Xink. Những biểu tượng MXH được bố trí một cách gọn gàng và đảm bảo điều chỉnh dễ dàng. Nhãn hiệu, chữ, các yếu tố đồ họa cũng rộng rãi và dễ dàng đọc trên màn hình nhỏ hơn.

Điều này không có nghĩa là bạn nên giãn cách mọi yếu tố trong thiết kế của mình. Hãy nhớ rằng, không phải ai cũng sẽ xem chữ ký của bạn trên cùng một thiết bị. Kích thước màn hình luôn thay đổi và doanh nghiệp dự đoán sự thay đổi và lên kế hoạch trước.

Chú ý sự cân bằng trong bố cục

Lời khuyên cuối cùng, hãy đảm bảo duy trì sự cân bằng trong thiết kế của bạn. Điều này không chỉ có nghĩa là sự cân bằng về mặt hình ảnh theo nghĩa đen, mà còn duy trì sự cân bằng giữa các thành phần trong thiết kế.

Khi nói đến những thiết kế, hãy tưởng tượng đến bức tranh tổng thể. Bạn muốn sử dụng nhiều màu sắc? Điều đấy là hoàn toàn có thể. Tuy nhiên, hãy sử dụng một cách cẩn thận và tiết chế, cân bằng chúng với một thiết kế cực kỳ đơn giản. Ví dụ, thiết kế chữ ký dưới đây dù dùng khá nhiều các màu sắc khác nhau trong bảng quy định, tuy nhiên nó được cân bằng một cách hoàn hảo bởi thiết kế đơn giản, gọn gàng và mang xu hướng đơn sắc.

Cũng tương tự như vậy, nếu doanh nghiệp muốn đính kèm nhiều đường link hoặc biểu tượng mạng xã hội vào trong thiết kế, hãy tiết chế và cắt giảm phần nội dung nếu có thể. Nhìn chung, thiết kế phải đảm bảo sự đơn giản, tránh rườm rà. Bạn có thể tham khảo thiết kế mang xu hướng tối giản dưới đây.

Kết luận

Chữ ký email là một phần nhỏ nhưng quan trọng trong việc xây dựng doanh nghiệp, thương hiệu và danh tiếng của bạn. Chữ ký không chỉ cung cấp cho người nhận email thông tin và liên kết có giá trị, mà còn là cách để giới thiệu thương hiệu của bạn một cách trực quan.

Khi thiết kế chữ ký email, hãy sáng tạo và bay bổng một chút. Đồng thời, cố gắng tiết chế mọi yếu tố đơn giản hết mức có thể. Cố gắng giữ cho các bộ phận trong thiết kế chữ ký được dễ đọc, giữ màu sắc đẹp và đồ họa của bạn gọn gàng. Tuy chỉ là một phần nhỏ, một thiết kế chữ ký đơn giản, chuyên nghiệp nhưng vẫn hài hòa, bắt mắt sẽ giúp mang lại cảm giác thoải mái cùng ấn tượng tốt cho các đối tác khi làm việc cùng.